5 WHY czyli metoda 5 razy dlaczego

[ 2- 3 min czytania]

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że musiałaś pilnie naprawiać jakiś błąd czy wypadek w swoim biznesie? Pewnie nie raz. A może zamiast gasić pożary warto im zapobiegać? Tutaj z pomocą przychodzi metoda 5 WHY.

5 WHY czyli metoda 5 razy dlaczego

Wyrwij problem z korzeniami

Zastanów się, co było przyczyną Twojego problemu. A potem zastanów się jeszcze raz. Często powód, który przychodzi nam na myśl jako pierwszy, wcale nie jest prawdziwym źródłem komplikacji.

Powiązane: Kaizen – jak małymi krokami dokonać wielkiej zmiany

Często mamy zwyczaj obarczać winą siebie lub innych. Ale spójrz na to tak: nikt nie jest doskonały. Błędy czy pomyłki się zdarzają. Ważne jest, żeby opracować system, który tym wypadkom będzie zapobiegał. A jak zapobiegać? Odnaleźć i usunąć pierwszą przyczynę problemu.

Jak działa zasada 5 WHY?

Zasada 5 WHY polega na kolejnym zadawaniu pytań „dlaczego?”.

Po pierwsze – zdefiniuj problem. Krótko nazwij to, co poszło nie tak.

Następnie zadawaj kolejno pytania, zaczynające się od „dlaczego…”:

Dlaczego … (tu wstaw problem)?

– Ponieważ …

Dlaczego …(tu wstaw odpowiedź na pierwsze pytanie)?

– Ponieważ …

itd.

Nazwa metody sugeruje, że główny powód pojawi się za piątym pytaniem. Ale nie przestrzegaj tej zasady restrykcyjnie – właściwą odpowiedź możesz uzyskać również za czwartym czy szóstym pytaniem.

Przykład?

Proszę bardzo:

Problem: Spóźniłam się z realizacją zamówienia.

Zanim zaczniesz denerwować się na własne roztrzepanie, spójrz na problem bardziej trzeźwo.

1) Dlaczego spóźniłam się z realizacją zamówienia? Ponieważ miałam na głowie wiele innych zadań.

2) Dlaczego wzięłam na siebie tyle zadań? W przyszłym miesiącu wyjeżdżam na wakacje i muszę uzbierać pieniądze na wyjazd.

Powiązane: Priorytetyzuj swoje zadania i realizuj więcej z metodą ABCDE

3) Dlaczego muszę uzbierać pieniądze? Bo moje oszczędności nie są wystarczające.

4) Dlaczego mój zapas pieniędzy nie jest dość wysoki? Bo przy moich obecnych stawkach, nawet przy maksymalnym obłożeniu pracą, trudno mi wygospodarować większe oszczędności.

5) Dlaczego moje stawki nie pozwalają mi na wygospodarowanie oszczędności? Bo są zbyt niskie.

W tym przykładzie prawdziwym problemem nie jest zła organizacja pracy, ale złe ustalenie stawek. Potraktuj opóźnienie jako czerwoną flagę, ostrzegającą Cię przed dużo większym kłopotem. Jeśli go nie naprawisz, możesz w przyszłości wpakować się w dużo większe tarapaty.

W Twoim przypadku może to być zupełnie inna przyczyna.

Zasada 5 WHY może też sprawdzić się w życiu prywatnym. Jeśli od miesięcy nie potrafisz zmobilizować się do regularnego ćwiczenia, zastanów się nad podłożem tej kwestii. Może nie potrafisz delegować zadań w pracy, przez co jesteś przemęczona?

Bądź obiektywna

Konkretnie sformułuj problem. Zamiast „Jestem roztrzepana” powiedz: „Zapodziałam ważny dokument” albo „Spóźniłam się na spotkanie”.

Nie ulegaj emocjom. Jeśli nawet błąd popełnił ktoś inny, pomyśl, jak mogłabyś temu zapobiec w przyszłości. Może nie dość jasno wyjaśniłaś oczekiwania, a może warto pomyśleć o spisaniu ustaleń na piśmie? Zamiast szukać winnego, pomyśl o sposobach poprawy sytuacji.

Bądź szczera wobec siebie. Przecież nie okłamujesz lekarza, który chce pomóc Ci się wyleczyć. Potraktuj analizę 5 WHY jako diagnozę problemu.

Powiązane: Kilka powodów, dla których musisz pisać pamiętnik

Pamiętaj, że kolejne odpowiedzi powinny być logicznie powiązane. Zastanów się, czy na pewno jedno wynika z drugiego.

Kolejny krok

Jeśli dotarłaś już do właściwej przyczyny problemu – świetnie! Czas wyrwać ją z korzeniami. Pomyśl, jak zapobiec jej występowaniu.

Nie zapomnij sprawdzić, czy Twoje działanie jest skuteczne. Za jakiś czas sprawdź, czy pierwotny problem przestał się pojawiać. Być może całą analizę będzie trzeba powtórzyć.

Czy skorzystasz z metody 5 WHY?