Metoda 5S i doskonałość Borg

[ 3- 5 min czytania]

Metoda 5S i opór jest zbędny.

Porządek w miejscu pracy jest ważny. Ktoś lubi pracować w chaosie i lubi szukać potrzebnych narzędzi? Nie? To jak w takim razie ogarnąć stosy projektów, notatek, grafik, rysunków i czegokolwiek?

Asymilacja! – powiedziałaby Seven z serialu science fiction “Star Trek”.

Pomijając to, że lubię tą postać to jest ona idealną alegorią metody 5S. Seven została w dzieciństwie porwana przez Borg, sztucznie stworzoną potężną rasę cyborgów.  Był to ogromny kolektyw złożony z istot różnych ras, który przemierzając kosmos, wchłaniał wszystko, co napotkał na drodze.  Wszystko było przetwarzane, dostosowywane do jego potrzeb, a to co zbędne odrzucane. Borg miał zbiorową świadomość i każdy z jego przedstawicieli dzielił myśli ze wszystkimi, każdy z nich miał też ściśle określone miejsce i przydatność dla reszty. Seven została uwolniona z cybernetycznego okablowania Borg i z powrotem przywrócono jej indywidualność, którą straciła będąc droną Borg. Oprócz niektórych technologicznych usprawnień ciała zostały jej także pewne zachowania, które z jednej strony mogą przerażać jako nieludzkie, a z drugiej była nadzwyczaj efektywna.

Powiązane: Wywiad z Dominiką Łapką, reżyserką i scenarzystką

Seven doskonale działała w japońskiej metodzie 5S:

1. Sortowała (Seiri)

Coś, co dla niej nie nadawało się do praktycznego zastosowania, stawało się nieistotne albo w danym momencie, albo na zawsze.

2. Systematyzowała (Seiton)

Wszystko miało swój porządek. Dla niej rasy w kosmosie nie miały nazw a numery nadane przez Borg. Wszystko miało określone miejsce i czas, bywało, że dokładny co do minuty.

3. Sprzątała (Seiso)

W swojej alkowie, gdzie wypoczywała nigdy nie było rzeczy zbędnych. Borg wykorzystywał nawet swoje martwe człony do recyklingu.

4. Standaryzowała (Seiketsu)

Zadania do realizacji musiały mieć jasno określony cel i najlepiej harmonogram. Potrafiła w zdumienie wprowadzić nawet powściągliwego z natury Volkanina Tuvoka, gdy przeliczała co do minuty konwersację podczas posiłku, by nie zaburzyć idealnego rozkładu dnia.

5. Samodyscyplinowała się (Shitsuke)

To już temat rzeka. Z jednej strony cały czas odkrywała swoje człowieczeństwo po opuszczeniu kolektywu, a z drugiej jednak dążenie do perfekcji według Borg było dla niej bardzo istotne. Filozofia kolektywu polegała na zdobywaniu nowych technologii i dorobku innych cywilizacji po to, by samemu osiągnąć doskonałość. Seven z tego powodu cały czas dążyła do jak najskuteczniejszego wykorzystywania własnych możliwości, które posiadała dzięki technologii i doświadczeniu uzyskanym w świecie Borg.

Powiązane: 15 sposobów na przezwyciężenie prokrastynacji i wykonanie pracy (Infografika)

Metoda 5S wcale nie jest taka łatwa, jeśli nie jest się (cy)Borgiem, ale gdy się ją już wdroży, wszystko idzie łatwiej, szybciej, bo sprawniej.

To japońska metoda Taiichi Ohno – wiceprezesa Toyota Motor Company i jest ona częścią systemu kaizen. Najlepiej jest ją wdrażać pomału, każdy krok po kolei, ponieważ bazuje na naszych nawykach. Ciekawa rzecz, większość zachowań dronów Borg była nawykowa. Początkowo 5S miała usprawniać procesy produkcyjne, ale szybko okazało się, że jest niesamowicie uniwersalna.

Mnie nie dawno usprawniła pracę nad uporządkowaniem projektów wzorów tkanin. Na moim stole (i nie tylko na stole) powstaje całe mnóstwo rysunków, grafik, notatek, bazgrołów i rzeczy „naprzydasie”. Oprócz tego nie tylko tworzę, ale także robię mnóstwo potrzebnych rzeczy związanych z działalnością. Bardzo szybko jak widać można sobie nabałaganić. Na początek spróbowałam tej metody użyć w porządkowaniu bazy wzorów. Wygląda to mniej więcej tak:

1. Sortowanie
Celem tego etapu jest odseparowanie rzeczy, które są zbędne. Czyste biurko pozwala na większe skupienie w czasie pracy. Pozostają tylko te rzeczy, które są potrzebne i nic ponad to. Wszelkie narzędzia , dokumenty i tym podobnie znaleźć muszą swoje miejsce lub zostają wyrzucone.
U mnie takim miejscem roboczym, gdzie mam potrzebne pliki graficzne, skany rysunków tylko i wyłącznie do danego zlecenia jest Dropbox – jedno z miejsc do przechowywania dokumentów w chmurze. Reszta z poprzednich zleceń, jakieś pomysły do następnych jest składowana osobno w innym miejscu i podzielona na opisane według zawartości katalogi. W jednym z takich katalogów znajdują się gotowe wzory. Każdy z nich ma swój numer porządkowy z datą, dzięki czemu wiem kiedy został stworzony i ile miał wersji. Niestety nie posiadam takiej pamięci jak Seven of Nine, dlatego każdy ze wzorów ma także nazwę, która pozwala mi zawęzić poszukiwania konkretnego pliku.

Powiązane: Jak tworzyć listy zadań, dzięki którym praca zostanie zrobiona?

2. Systematyka

Według metody 5S wszystko musi mieć swoje miejsce. Ważna jest przejrzystość prostota i funkcjonalność. Widzieliście kiedyś w halach produkcyjnych wyznaczone prostokąty, na których znajdowały się wózki widłowe, albo w biurze segregatory na półce z przyklejonymi kółkami na różnej wysokości? To jest właśnie wizualizacja w stylu 5S, dzięki której działasz intuicyjnie. Przez to właśnie działasz szybciej, bo nie zastanawiasz się nad tym, gdzie coś leży lub powinno leżeć, gdy potrzebne.
U mnie katalog z gotowymi ma zmienioną całkiem ikonę, reszta katalogów to nazwy tego co mogę tam znaleźć. Prawdopodobnie pomyślę nad zmianą ikon katalogów, by było bardziej intuicyjnie. Niektóre, choć staram się tego nie robić, posiadają podkatalogi, ale tylko jeden poziom.

3. Sprzątanie

Pierwszy i drugi punkt na nic by się nie zdał, bez sprzątania. Według 5S stanowisko musi być czyste i gotowe. Staram się, bo wiem, że pofolgowanie sobie w tym momencie będzie kazało mi wrócić do początku, a to znów oznaczałoby dodatkową robotę. Skoro potrafię znaleźć czas na zaplanowanie, nauczyłam się także, że można po skończonej pracy znaleźć czas na uporządkowanie wszystkiego. Jeśli coś wyskoczyło mi spod kontroli, przeznaczam na to czas następnego dnia, ale już nie odkładam.

Powiązane: Priorytetyzuj swoje zadania i realizuj więcej z metodą ABCDE

4. Standaryzacja

Wszystko powinno mieć określone reguły i sporządzone instrukcje, powinno być zapisane i jasne dla wszystkich pracowników. Do tego punktu także się stosuję. Zapisałam go nawet. Określiłam dokładnie reguły i sposoby zapisywania plików w konkretnych miejscach, na przykład wzór posiada najpierw literę roku, w którym powstał, potem miesiąc, po kresce numer z ewentualną małą literką wersji i na końcu nazwę. Tak jak pisałam każdy katalog ma nazwę tego co się w nim jest, ale sama nazwa może nie wystarczyć, szczególnie, że nie ma tagowania w miejscu, w którym się znajdują. Opisałam je więc w instrukcji co może się kryć w każdym katalogu.

5. Samodyscyplina

Pod tym punktem kryją się wszystkie działania wspomagające pierwsze cztery „S”.  Wprowadzenie tej metody to wbrew pozorom naprawdę spory wysiłek. Mnie wprowadzanie nowych nawyków przychodzi z trudem, ale wiem, że potem mam lepsze efekty, bo na przykład mniej czasu wykorzystuję na działania przygotowawcze.

Powiązane: 12 porad na skuteczną pracę w domu

Metoda, którą wprowadzam małymi kroczkami jest dla mnie nowa i nie wiem, czy polubię ją na dłuższą metę. Opisałam ją, bo komuś może się przydać. Porządkując wzory, bardzo szybko widziałam efekty jej stosowania. Może cała wejdzie mi kiedyś w jeden wielki nawyk? Ale czy rzeczywiście to byłoby takie dobre?
Pełne imię Seven Of Nine to po polsku Siedem z Dziewięciu Trzecie Przyłącze Unimatrycy 01 – prawda, że rzeczowo i konkretnie? Jej postać jest fascynująca, tylko czy rzeczywiście nadproduktywność to taka pożądana cecha? Nie sądzę, by mój charakter pozwolił mi na zmianę siebie w ideał efektywności, ale uważam, że to dobrze. Na razie wystarczy mi porządek w bazie wzorów, potem przyjdzie czas na inne rzeczy.

A Wam jak tego rodzaju metody przypadają do gustu?