Priorytetyzuj swoje zadania i realizuj więcej z metodą ABCDE

[ 4 min czytania]

Jeśli chodzi o tzw. zarządzanie czasem lub zarządzanie sobą w czasie, mające na celu realizowanie planów, zamierzeń i tego co dla nas ważne, jestem bardziej zwolenniczką uczenia zarządzania przez cele lub zadania, o czym wspominałam też kiedyś na Instagramie. Pewnie dlatego tak  lubię metodę ABCDE, opierającą się na systemie klasyfikacji zadań, który skutkuje dobrą organizacją i produktywnością.

Rozwijanie swojej działalności wiąże się z ogromnym nakładem pracy, a stworzenie firmy przynoszącej zyski, nie dzieje się z dnia na dzień. Umiejętność rozpoznawania zadań, które muszą być wykonane teraz i tych, które mogą trochę poczekać, jest więc niezwykle ważna – zrobienie wszystkiego naraz jest po prostu niemożliwe, dlatego trzeba nauczyć się kategoryzować i priorytetyzować swoje zadania. Jest to umiejętność, którą podobnie jak np. mówienie językiem obcym, można rozwijać poprzez praktykę i powtarzanie.

Priorytetyzuj swoje zadania i realizuj więcej z metodą ABCDE

Im bardziej przyłożysz się do planowania i ustalania priorytetów, zanim rozpoczniesz działania, tym więcej i szybciej ważnych rzeczy zrobisz. Im ważniejsze i wartościowe jest dla Ciebie zadanie, tym bardziej będziesz zmotywowana do tego, aby przezwyciężyć prokrastynację i wdrożyć się do pracy. Koncentracja na zadaniu jest kluczowa – skupienie całej swojej energii na jednym punkcie i podążanie dokładnie w jego kierunku, bez spoglądania w prawo lub w lewo.

Powiązane: Jak tworzyć listy zadań, dzięki którym praca zostanie zrobiona?

Metoda ABCDE jest skutecznym narzędziem ustalania prioytetów, idealnym do posługiwania się w codziennej pracy. Jest tak prosta i efektywna, że może uczynić Cię jedną z najbardziej skutecznych i wydajnych osób w Twoim obszarze. Jej siła leży w prostocie.  Zobacz, jak to działa.

Zaczynasz z listą wszystkich rzeczy, które musisz wykonać danego dnia. Myśl na papierze. Teraz, kiedy masz już listę z zapisanymi zadaniami, zastosuj metodę ABCDE.

A – Coś co jest bardzo ważne.

Zdefiniuj to, co jest bardzo ważne. Coś co po prostu musisz zrobić. Zadanie, którego wykonanie lub NIE – wykonanie pociągnie za sobą poważne konsekwencje (może to być np. spotkanie z kluczowym kientem, tudzież zrobienie raportu dla szefowej, który jest jej potrzebny na zbliżającym się spotkaniu zarządu). Są to tzw. “żaby”, które musisz zjeść. Jeśli masz więcej takich zadań A, dokonaj ich priorytetyzacji, zapisując następująco: A1, A2, A3 itd. Zadanie A1 jest Twoją największą i najbrzydszą ze wszystkich żab.

B – Zadanie, które warto zrobić.

Zadanie, które należy zrobić, ale którego zaniedbanie nie będzie miało wielkich konsekwencji. Oznacza to, że ktoś może nie być zadowolony z tego, że nie zrobiłaś danego zadania, jednak nie jest to aż tak ważne jak zadanie A. Przykładowo może to być oddzwonienie i odpowiedź na niezbyt ważną wiadomość telefoniczną, przejrzenie e-maili itp. Zasada jest taka, że nigdy nie należy zabierać się za zadanie B, jeśli zadanie A nie zostało jeszcze do końca wykonane. Twoja największa “żaba” jest najważniejszym zadaniem, które musisz zrobić. Nie rozpraszaj się innymi rzeczami, jeśli Twoja największa “żaba” ciągle siedzi i czeka, aż zostanie zjedzona.

C – Przyjemne zadania.

Coś co jest przyjemne do zrobienia, ale co nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami – bez względu na to czy to zrobisz, czy nie. Może to być telefon do przyjaciela, pójście na kawę lub obiad ze współpracownikiem lub załatwienie jakichś osobistych spraw w trakcie godzin pracy. Ten rodzaj aktywności nie ma właściwie żadnych skutków na Twoje życie zawodowe. Ponownie zasada jest taka, że nie możesz robić zadania C, jeśli ciągle zadanie A pozostało niewykonane.

D – Coś co możesz komuś delegować.

Aktywności, które możesz oddelegować komuś innemu. Pamiętaj o regule, zgodnie z którą należy delegować wszystko co możliwe innym ludziom, aby móc w pełni skoncentrować się na wykonywaniu zadania A. Twoje zadanie A i jego wykonanie w bardzo dużej mierze determinuje cały przebieg Twojej kariery.

E – Zadania nieistotne, które możesz wyeliminować.

Aktywności, które należy wyeliminować. Ostatecznie możesz utrzymać swoje działania i pracę pod kontrolą tylko wtedy, jeśli przestaniesz robić rzeczy, którymi nie musisz, a nawet nie powinnaś się już zajmować.

Powiązane: 7 sekretów super – produktywnych kobiet biznesu

Kluczem do powodzenia metody ABCDE jest zdyscyplinowanie siebie, natychmiastowe rozpoczęcie działania A i praca nad nim dopóty, dopóki w pełni nie zostanie wykonane. Uruchom swoją silną wolę, aby rozpocząć i kontynuować pracę nad tym jednym zadaniem, najważniejszej aktywności, którą masz do zrobienia. Zjedz tę żabę (całą)! Wykonaj całkowicie zadanie A i nie przechodź do innych, jeśli go nie skończysz.

Twoja zdolność do myślenia, refleksji, analizy listy zadań oraz wytypowania zadania A1, jest trampoliną do większych osiągnięć (a co za tym idzie – do lepszej samooceny, zadowolonia, pewności i dumy z siebie).

Kiedy już rozwiniesz nawyk koncentracji na najważniejszej aktywności A1, zauważysz jak wzrosła Twoja produktywność i  że prawdopodobnie pracujesz znacznie wydajniej niż pozostałe 2 – 3 osoby w Twoim otoczeniu.

Jeśli przed Tobą pojawia się nowe zadanie lub nowy projekt, zapisz go, zrób listę i ustal priorytety – jeszcze przed przystąpieniem do działania. Jeśli nie zapisujesz swoich nowych pomysłów i aktywności, a zamiast tego od razu reagujesz, podejmujesz działanie, które po prostu w danym momencie przychodzi Ci do głowy, szybko tracisz kontrolę nad swoim dniem i ostatecznie spędzasz więcej czasu na aktywnościach nie mających dużej (a nawet żadnej) wartości.

Powiązane: Bonzai – jak planować (nielinearnie), by osiągnąć sukces

Przejrzyj swoją listę zadań w tym momencie, a potem do każdej aktywności przypisz litery A, B, C, D lub E, zgodnie z przedstawioną wyżej metodą. Wybierz pracę A (lub A1) i od razu ją rozpocznij. Zdyscyplinuj siebie, aby nie zajmować się w tym czasie niczym innym aż do momentu, w którym rzeczywiście ukończysz pracę (zadanie zostanie całowicie wykonane).

Praktykuj metodę ABCDE codziennie, w ramach każdej listy zadań czy projektów, zanim zabierzesz się do pracy przez najbliższy miesiąc. W ten sposób rozwiniesz u siebie nawyk ustalania priorytetów i pracy nad najważniejszymi zadaniami, co zaowocuje bardzo pozytywnymi efektami w Twojej przyszłości.

Czy metoda ABCDE jest Ci znana? Jak jej używanie wpłynęło na Twoją pracę? Zostaw poniżej komentarz, na pewno odpowiem. Dziękuję za lekturę i pamiętaj, że jeśli chcesz zmienić swoją przyszłość, trzeba podjąć działanie. Teraz.

Jeśli wpis ten podoba Ci się, uważasz go za wartościowy lub nauczył Cię lepszego zarządzania swoimi zadaniami (tudzież sobą w czasie), polub go, podziel się nim ze znajomymi i zapisz się na przedsiębiorczy newsletter (dzięki czemu oczymasz darmowy podarunek :).