Jak tworzyć listy zadań, dzięki którym praca zostanie zrobiona?

[ 3- 4 min czytania]

Dużo się ostatnio słyszy o listach zadań, odnoszących się bezpośrednio do tego, co robimy i co planujemy. Na pewno sama również stworzyłaś już wiele takich list, poświęcając sporo swojego czasu i energii na ich doskonalenie. Prawdopodobnie posługiwałaś się przy tym standardowym, tj. linearnym sposobem notowania. Jeśli tak, powinnaś wiedzieć, że jestem fanką notowania za pomocą map myśli oraz aplikacji do tego dedykowanych. Odpowiedź na pytanie zawarte w tytule niniejszego artykułu przyjmie zatem formę mapy myśli.

Jak tworzyć listy zadań, dzięki którym praca zostanie zrobiona?

Krótkie wprowadzenie – dlaczego mapa myśli?

Dzięki mapom myśli mogę spojrzeć na mój plan całościowo i z dystansu. Szybki rzut okiem na mapę i od razu wiem, co mam do zrobienia i jaki jest plan mojego dnia.

Dzięki temu, że mapy myśli tworzę za pomocą aplikacji webowej, w której obszar roboczy automatycznie rozszerza się, gdy tylko rozbudowuję mapę, w każdej chwili mogę dopisać nowe zagadnienia do już istniejących gałęzi (bez obawy, że na kartce zabraknie mi miejsca).

Popularyzatorem map myśli jest Tony Buzan, autor takich książek jak: “Mapy twoich myśli” oraz “Mapy myśli da biznesu”.

Przejdźmy zatem do meritum.

Od jakiej listy zacząć?

Zanim skoczysz do listy spraw do załatwienia, zerknij na poniższy obraz.

1. Lista wszystkich Twoich projektów.

Stwórz następujące 4 listy:

Mapa myśli wykonana za pomocą aplikacji Idretis

Priorytetyzowanie swoich projektów i zadań jest bardzo ważne, aby móc skupić swoje wysiłki na tym, co najważniejsze. Lista “lekkich zadań” to lista przyjemnych rzeczy do zrobienia, które albo są dla Ciebie rodzajem zabawy, albo nie wymagają od Ciebie wiele energii. Może to być czytanie czasopism branżowych, organizacja plików na komputerze lub przeglądanie kontaktów w social media.

Powiązane: 12 porad na skuteczną pracę w domu

Zamiast więc odkładać wszystko w czasie, zrób coś użytecznego. Używając takich aplikacji jak Idretis, możesz w łatwy sposób wykonać mapę o nazwie “Moje projekty” z 3 listami, tak jak tutaj:

http://app.idretis.com/m/p2Lsue

Aby wskazać priorytet dla każdego projektu (Muszę – Powinnam – Chcę – Lekkie zadania), możesz wyodrębnić dane kategorie poprzez utworzenie i odpowiednie nazwanie węzłów mapy lub na przykład za pomocą samych kolorów.

2. Lista zadań (dla każdego projektu)

Dla każdego projektu (jako przykład: Projekt „Muszę”) stwórz mapę z listą zadań do wykonania:

http://app.idretis.com/m/FfM39i

W mapie możesz również zawrzeć (wczytać) wszelakie pliki i zasoby materialne powiązane z projektem.

Planuj naprzód

O plan dnia zadbaj już w dniu poprzednim. Zanim położysz się spać, znajdź chwilę czasu, aby stworzyć listę rzeczy do zrobienia. Skopiuj wybrane zadania z Twojej listy zadań (w tym niewykonane zadania z listy z dnia poprzedniego) do listy rzeczy do zrobienia, mając na uwadze 3 następujące zasady:

• Muszę – Powinnam – Chcę: Wybieraj zadania zgodnie z ich priorytetem
• 1-3-5 (lub 2-3): 1 duże zadanie, 3 średnie zadania i 5 małych zadań lub 3 duże zadania i 2 małe zadania
• Bądź realistką: Dostosuj listę do swojej energii, czasu i możliwości.

http://app.idretis.com/m/vtCFTo/12-12-2015

Działanie

Dla każdego dnia (a nawet tygodnia lub miesiąca, jeśli chcesz), stwórz listę rzeczy zrobionych. Po prostu – po wykonaniu zadania z listy rzeczy do zrobienia, przenieś je na listę rzeczy zrobionych. Zapisz też inne działania, które wykonałaś, a które nie znajdowały się na liście zadań do zrobienia.
Listy rzeczy zrobionych pomogą Ci zobaczyć, jak wiele pracy już wykonałaś, potwierdzić, że robisz postępy i podążasz w dobrym kierunku. Da Ci to też miłe uczucie produktywności, spełnienia i satysfakcji.

Extra Lista

Seth Godin na swoim blogu radzi też, aby rozważając nowy projekt, wykonać 3 następujące listy:

• Lista wszystkiego, co musi być prawdziwe, aby projekt był dobry (rzeczy, które możesz sprawdzić, zbadać lub udowodnić w inny sposób).
• Lista wszystkich umiejętności, których nie posiadasz, a które są ważne podczas pracy przy tym projekcie (rzeczy, których możesz się nauczyć, które możesz kupić lub do których możesz kogoś wynająć).
• Lista wszystkiego czego się boisz lub rzeczy, które w projekcie są niezbędne, a które są poza Twoją kontrolą.

Wszystkie powyższe mapy wykonałam za pomocą ulubionej, bezpłatnej aplikacji Idretis, z której korzystam w swojej codziennej pracy.

Jakie są Wasze sposoby na skuteczne listy zadań? Tworzycie mapy myśli? Jakich programów używacie?