Etykieta w biznesie – 6 praktycznych wskazówek dla kobiet (i nie tylko)

[ 6- 8 min czytania]

Znajomość zasad savoir-vivre bywa zazwyczaj pomocna. Niestety, często powoduje także wiele niejasności szczególnie, gdy dochodzi do kolizji zwyczajów znanych z życia towarzyskiego, z regułami panującymi w kontaktach zawodowych. A te często rządzą się innymi prawami. Przyjrzyjmy się zatem kilku sytuacjom.

Etykieta w biznesie – 6 praktycznych wskazówek dla kobiet (i nie tylko)

1. Kto ma pierwszeństwo?

Obowiązują tu dwie podstawowe zasady: zasada pierwszeństwa i starszeństwa.

• Zasada pierwszeństwa (precedencji) pozwala nam prawidłowo określić m.in. to w jakiej kolejności powinniśmy się witać z innymi, kogo – komu należy przedstawić, kto w danej sytuacji jest ważniejszy, kto powinien zająć bardziej honorowe miejsce itp. Wprowadza ona także podstawowe zróżnicowanie reguł etykiety towarzyskiej i zawodowej (dla ułatwienia przedstawiono je poniżej w tabeli).

• Zasada starszeństwa – określa porządek pierwszeństwa ze względu na wiek lub okres pełnienia funkcji.

Jak ma się do tego podległość zawodowa?

Dobrze, czyli wiemy już, że w relacjach zawodowych o pierwszeństwie decyduje hierarchia i osoby na wyższych stanowiskach mają pierwszeństwo przed tymi, które znajdują się na niższych poziomach struktury. Czy jednak w każdym przypadku? Niekoniecznie… Musimy pamiętać, że w obrębie organizacji pewne osoby zawsze będą miały pierwszeństwo (np. prezes, który jako kierujący firmą jest zwierzchnikiem wszystkich pracowników), a inne tylko w ramach podległych sobie komórek (np. dyrektor, kierownik, lider zespołu).

Osoby znajdujące się na tym samym poziomie w hierarchii, mają takie same prawa (pamiętamy, że w relacjach zawodowych nie kierujemy się kryterium płci i wieku).

Osoby na wyższym stanowisku, które nie pozostają w zależnościach służbowych z pracownikami innych działów, powinny traktować ich zgodnie z zasadami precedencji towarzyskiej (czyli respektując pierwszeństwo płci i wieku), bez względu na zajmowane przez nich stanowisko. Podobnie dzieje się, gdy osoby, pomiędzy którymi zachodzi zależność służbowa, spotykają się w sytuacji „pozazawodowej”.

Przykład 1:

Po zakończonym dniu pracy, przed wejściem do lokalu spotykają się dyrektor i jego sekretarka – tak się zdarzyło, że każde z nich umówiło się na spotkanie w tym właśnie miejscu. Pomiędzy osobami zachodzi wprawdzie zależność służbowa, ale w tym momencie oboje zakończyli już pracę. Dyrektor powinien zatem zachować się zgodnie z regułami precedencji towarzyskiej tzn. np. przepuścić sekretarkę w drzwiach, czy ustąpić jej pierwszeństwa.

Przykład 2:

W gabinecie prezesa firmy spotykają się prezes, dyrektor sprzedaży (mężczyzna, 45 lat) oraz dyrektor finansowy (kobieta, 50 lat). Po zakończonym spotkaniu dyrektorzy wychodzą z gabinetu. Ponieważ spotkanie jest służbowe, a obie osoby są na tym samym poziomie w hierarchii – mężczyzna nie ma obowiązku przepuścić kobiety w drzwiach. Jeśli tego nie uczyni, nie będzie to wobec niej nietaktem. Jednak mężczyzna zawsze może wykazać się kurtuazją i korzystając z zasad precedencji towarzyskiej – otworzyć drzwi i przepuścić w nich koleżankę.

2. Kiedy zatem mężczyzna powinien przepuścić kobietę w drzwiach?

Sytuacja właściwie jest prosta: w relacjach towarzyskich obowiązuje precedencja towarzyska (zatem w większości przypadków mężczyzna powinien przepuścić kobietę w drzwiach), a w zawodowych – służbowa (mężczyzna powinien przepuścić kobietę jeśli jest ona jego zwierzchnikiem). Nie oznacza to jednak, że w firmie mężczyzna zawsze musi postępować według precedencji służbowej i ignorować zasady życia towarzyskiego. Elegancki prezes, dyrektor, kierownik z pewnością przepuści w drzwiach kobietę bez względu na zajmowane przez nią stanowisko, o ile nie będzie to utrudniało realizacji jego bieżących, zawodowych działań np. nie będzie spieszył się na spotkanie, wprowadzał do firmy klienta itp.

I jeszcze jedna istotna uwaga – jeśli otwarcie drzwi wymaga ich popchnięcia, mężczyzna powinien przejść przez nie pierwszy, by pomóc je przytrzymać.

3. Kto kogo wita i kto komu podaje rękę przy powitaniu?

Generalna zasada mówi o tym, że osoba niższa rangą powinna pozdrowić osobę „ważniejszą”– jest to oznaką szacunku. W relacjach towarzyskich mężczyzna pozdrawia zatem kobietę, osoba młodsza – starszą, a w relacjach zawodowych: podwładny – przełożonego, osoba młodsza (rangą, czy stażem) – osobę starszą (rangą, stażem). Warto także wiedzieć, że idąc, pozdrawiamy kogoś, kto stoi, wyprzedzając – tych, których wyprzedzamy, wchodząc (do budynku, pomieszczenia) – tych, którzy już tam są, idąc schodami w górę – tych, którzy nimi schodzą, jadąc (np. samochodem) – tych, którzy idą pieszo, a jeśli jesteśmy sami – grupę osób. Jednak tak naprawdę zazwyczaj pierwsza pozdrawia po prostu osoba grzeczniejsza.

Jeśli chodzi o uścisk dłoni, sytuacja jest odwrotna. Decyzja należy do osoby „ważniejszej” lub wyższej rangą. W relacjach zawodowych wyższy rangą podaje rękę niższemu rangą (czyli np. szef – podwładnemu), a w towarzyskich: kobieta – mężczyźnie, a starszy (wiekiem) – młodszemu. Pamiętajmy, że pozdrowiona przez nas osoba może zarówno wyciągnąć do nas rękę (w przypadku gdy tego nie uczyni, nie należy przejmować inicjatywy), jak i tylko odpowiedzieć takim samym pozdrowieniem lub ukłonem.

Warto także pamiętać, że w sytuacji, gdy to my jesteśmy gospodarzem, to bez względu na status gości, jako pierwsi ich witamy i pierwsi podajemy im rękę. Jeżeli jako gospodarze uczestniczymy w kilka osób w spotkaniu służbowym, to pierwszy z gośćmi wita się szef (lub osoba najwyższa rangą), a następnie kolejne osoby w hierarchii.

4. Czy kobieta powinna pozwolić pocałować się w rękę na powitanie?

Temat bywa kontrowersyjny. Zwyczaj całowania kobiet w rękę jest dość mocno osadzony w polskiej kulturze i czasami wywołuje niezręczne sytuacje. Generalna zasada mówi jednak, że w relacjach biznesowych kobiet w rękę się nie całuje – w końcu zasady etykiety są tu takie same dla obu płci. Należy także pamiętać, że większości krajów mężczyzna całujący kobietę w dłoń może wywołać zdumienie lub nawet narazić się na śmieszność.

Gest ten jednak nadal jest dopuszczalny w sytuacjach towarzyskich pod warunkiem, że mężczyzna nie próbuje witać tak kobiety „pod gołym niebem” (chyba że podczas „garden party”), w środkach komunikacji, na oficjalnych przyjęciach lub gdy ma ona na sobie rękawiczki. Jeżeli mężczyzna decyduje się na taki pocałunek, powinien delikatnie chwycić dłoń kobiety, schylić się lekko do jej poziomu (nie podnosić dłoni byt wysoko do ust) i ledwo musnąć dłoń ustami. I powinien zachować się w identyczny sposób wobec wszystkich obecnych przy powitaniu pań. Powinien także pamiętać, że to kobieta decyduje, czy pozwolić na takie powitanie.

Powiązane: 7 powodów, dla których każdy ambitny mężczyzna potrzebuje kobiety sukcesu

A jak powinna zachować się kobieta? Nie wszystkim paniom odpowiada taka forma powitania. Jednak wyrywanie dłoni lub jej usztywnianie, gdy nie chcemy być całowane jest niegrzeczne. Jeśli znajdziemy się w sytuacji, gdy mężczyzna koniecznie będzie chciał powitać nas pocałunkiem w dłoń, nie róbmy z tego tragedii i przyjmijmy to z uśmiechem.

5. Kiedy kobieta wstaje przy powitaniu?

W relacjach służbowych – zawsze. Nieważne czy wita się z przełożonym, podwładnym, właścicielem firmy, gościem czy kolegami lub koleżankami. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku mężczyzn. Bez względu na płeć zawsze wstajemy do powitania. Warto przy tym pamiętać, aby nie witać się przez stół czy biurko – zawsze należy zza nich wyjść.

W relacjach towarzyskich dopuszczalne jest, aby kobieta siedziała przy powitaniu. Dotyczy to jednak sytuacji, w których kobieta wita się z mężczyzną dużo od niej młodszym i o niższym statusie, mężczyzną w tym samy wieku co ona i tym samym statusie lub starsza kobieta wita się kobietą zdecydowanie od niej młodszą (np. 50 letnia kobieta z 20 letnią). Powstanie przez kobietę do powitania w takich sytuacjach jest jednak bardzo pozytywnym gestem i wyrazem szacunku do osoby z którą się wita.

6. Kto może zaproponować przejście na „ty”?

Coraz częściej obserwujemy odchodzenie od formalnego tytułowania i dość swobodne zwracanie się do innych osób po imieniu. Należy jednak pamiętać, że inicjatywa taka zawsze powinna należeć do osoby „ważniejszej”. W relacjach zawodowych może wyjść z nią przełożony lub klient, w życiu prywatnym – kobieta lub osoba starsza. Propozycja taka nigdy nie powinna wyjść od podwładnego, nawet jeśli jest on dużo starszy od przełożonego lub jest kobietą. W przypadku zaakceptowania propozycji przejścia na „ty” należy wyciągnąć dłoń do uścisku i powiedzieć swoje imię (bez nazwiska).

Pamiętajmy jednak, że nie mamy obowiązku przyjęcia takiej propozycji. Czasami w relacjach biznesowych utrzymanie formuły „pani/pan” może być pomocne. Skrócenie dystansu (np. w relacjach z klientem) może utrudnić nam z nim relacje w przyszłości np. jeśli będziemy prowadzili negocjacje. Jedna z moich znajomych stosowała ciekawą formułę, która z jednej strony pozwalała nie przyjąć propozycji skrócenia dystansu, a z drugiej nie stawiała osoby wychodzącej z taką propozycją w niezręcznej sytuacji. Mówiła „To bardzo mile z Pana strony, ale w dzisiejszych czasach, kiedy wszyscy mówią sobie po imieniu formuła pani i pani to już jakby wyższy stopień wtajemniczenia. A ja bardzo cenię sobie naszą współpracę”.

Powiązane: 3 rzeczy, o których dziewczny wchodzące w świat biznesu powinny wiedzieć

Warto wspomnieć także o korporacjach, w których często panuje zwyczaj, że wszyscy (niezależnie od zajmowanego stanowiska) zwracają się do siebie po imieniu. Zasady takie zazwyczaj prezentowane są jednak nowej osobie bezpośrednio po przyjęciu do pracy i nie powinny budzić wtedy żadnych wątpliwości. Niezależnie jednak jak zwracamy się do przełożonego we własnej firmie, w zewnętrznych kontaktach służbowych zawsze tytułujemy ją/ jego „panią prezes”/ ”panem prezesem”, czy „panią dyrektor”/ ”panem dyrektorem”. Mówienie po imieniu do prezesa firmy w obecności klientów, nie robi zazwyczaj na nich dobrego wrażenia i jest mało eleganckie.